Ing. Julian Darío Giraldo Ocampo

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Gerencia y Toma de Decisiones

LA TOMA DE DECISIONES

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Toda organización que pretenda su permanencia en el mercado requiere de implementar un sistema eficiente de análisis de problemas y Toma de decisiones.

Una organización debe buscar una unidad con eficiente coordinación y para ello es necesario que interactúan en una causa común como un equipo integrado en el que sus miembros logren comprenderse, sentirse unos a los otros y adaptarse entre sí.

Este método se base en utilizar y sistematizar cuatro patrones de pensamiento que toda persona utiliza en forma inconsciente e individualista. Estos cuatro patrones básicos se reflejan en cuatro preguntas:

  • Que esta ocurriendo? Con esta pregunta se busca una clave para interpretar el mapa de sucesos actuales. Se trata de poner orden en el caos y la confusión. Nos define el QUE. Nos permite establecer prioridades. Esto se logra con el Análisis de situaciones de la fase I.
  • Por que ocurrió esto? Indica la necesidad de pensar en términos causa-efecto, permite pasar de la observación del efecto de un problema a la comprensión de su causa. Esto se logra con el análisis de problemas que se presentan en la fase II.
  • Que curso de acción deberíamos tomar? Implica que debe hacerse una elección y debe tomarse una decisión que permita alcanzar una meta especifica. Esto es logrado con el análisis de decisiones de la fase III.
  • Que nos espera mas adelante? Implica la evaluación del problema que podría ocurrir. Estro se logra con el análisis de problemas potenciales que se presenta en la fase IV.

Basándonos en el modelo de Kepner y Tregoe (170-192)seria:

A. PRIMERA FASE: Análisis de situaciones Se proponen cuatro técnicas a saber:

  • Identificar situaciones: debe examinarse cada situación para determinar si es una sola o esta compuesta de dos o mas.
  • Separar las situaciones en componentes manejables: Si la situación es compuesta, se debe aislar y examinar cada situación con base a sus meritos propios.
  • Establecer prioridades: Disponer la lista completa de las situaciones en un orden de prioridades realista y útiles.
  • Planear la resolución.

B. SEGUNDA FASE: Análisis de problemas

El análisis de problemas proporciona las habilidades necesarias para explicar cualquier situación en la que no se esta logrando el nivel esperado de desempeño y en la que se desconoce la causa del desempeño inaceptable. La solución de problemas implica un razonamiento causa-efecto. Existen 5 técnicas (DEIPA) del análisis de problemas a saber:

  • Definición del problema
  • Explicación del problema en cuatro dimensiones: identidad, ubicación, tiempo y magnitud.
  • Información clave en las cuatro dimensiones para descubrir causas.
  • Probar para deducir la causa más probable.
  • Asegurarse verificando la causa real

C. TERCERA FASE: Análisis de decisiones.

Cuando a las personas se les proporciona un enfoque común para la toma de decisiones, descubren que si pueden trabajar como equipo. Se comparte mas ampliamente la información pertinente, y se reconcilian mejor las posturas opuestas porque así el proceso es menos tendencioso.

Este análisis es un procedimiento sistemático basado en el patrón de razonamiento que todos usamos para hacer elecciones. Las cinco técnicas son: NOPAC

  • Nombre o enunciado de la decisión. (se reconoce el hecho de que debe hacerse una elección)
  • Objetivos de la decisión (se consideran los factores específicos que deben ser satisfechos si la elección ha de tener éxito).
  • Ponderación de los objetivos (contesta a la pregunta. ¿Cuál es él más importante?. Y establece la relación de los objetivos entre si)
  • Alternativas, su generación y evaluación (decidimos que tipo de acción satisfacera mejor dichos factores).
  • Consecuencias de la alternativas (consideramos que riesgos podrían vincularse a nuestra elección final y que pudieran poner en peligro su éxito).

D. CUARTA FASE: Análisis de problemas potenciales

El análisis de problemas potenciales es un procedimiento que nos permite caminar hacia el futuro, ver lo que puede depararnos y regresar al presente para actuar. Es un patrón de razonamiento que nos permite cambiar y mejorar el futuro. Es un proceso protector mediante el cual nos aseguramos de que el futuro será tan bueno como nosotros lo hagamos, en lugar de permitirle que llegue a imponernos sus propias condiciones.

Las preguntas básicas que formulamos en el análisis de problemas potenciales son:

  • Que podría salir mal?
  • Que podemos hacer al respecto ahora?

LAS CUATRO TÉCNICAS APCA:

  • Áreas: Identificación de AREAS CRITICAS de una actividad, un proyecto, una operación, proceso, un plan, etc. Que podría salir mal?. En que puntos nos afectaría mas el cambio?.
  • Problemas: Identificación de problemas potenciales específicos dentro de esas áreas criticas o áreas de vulnerabilidad, que pudieran tener suficientes efectos negativos en la operación para ameritar que se actué ahora.
  • Causas: Identificación de las causas probables de esos problemas potenciales e identificación de las acciones preventivas que evitaran que ocurran.
  • Acciones: identificación de las acciones contingentes, o cuando no es posible acción preventiva alguna. Que acciones tomaremos?. Cuales son las alternativas disponibles?.

Al aplicar estas técnicas se hace un análisis sistemático y positivo del futuro, para evitar y reducir las dificultades que tienen probabilidad de presentarse en el futuro.

Para liderar procesos de cambio se requiere según Jonson et al (1997,369):

  • La educación y la comunicación
  • La participación
  • Un enfoque de intervención (facilitadores)
  • Coerción y/o edicto

El cambio requiere por lo tanto mucha confianza respeto mutuo entre los directivos y los empleados y es necesario tiempo si hay muchas personas afectadas.

Los componentes o características del agente de cambio según Garzón (1996) son:

  • Claridad de orientación o visión.
  • Debe ser especialmente sensible el tipo de cambio requerido.
  • Capaz de utilizar un estilo de dirección del cambio adecuado.
  • Tener la habilidad para utilizar los procesos políticos y simbólicos que proporcionan las palancas y los mecanismos de cambio.
  • Excelente comunicación
  • Espíritu emprendedor
  • Capaz de generar cultura organizacional intra emprendedora con prospectiva
  • Dirección
  • Habilidad para entender y comprender análisis detallados
  • Visionario, holistica respecto al futuro
  • Proactivo
  • Maestro de dos extremos antagónicos
  • Capaz de lograr compromiso
  • Capaz de superar la ambigüedad y complejidad
  • Tener excelentes relaciones, habilidad para relacionarse con los demás con el grado de flexibilidad, perspicacia y sensibilidad.
  • Pionero de paradigmas
  • Capacidad de negociación.

Las organizaciones que tienen éxito son aquellas que son capaces de percibir las fuerzas criticas que actúan a su alrededor y cambiar creando una capacidad de aprendizaje y adaptación en toda la organización.

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